El capital circulante neto es la diferencia entre los activos a corto plazo de tu empresa, como clientes, existencias y caja, y lo que debe a corto plazo. Es la misma cifra que el fondo de maniobra, y para decidir dónde liberar caja el total no basta: necesitas saber qué saldos y existencias conviene revisar.
Cierras el mes con buenas ventas, el margen aguanta y el lunes la cuenta del banco no se ha movido. El dinero puede estar en facturas que el cliente no ha pagado, en referencias que apenas se venden y en entregas que todavía no has facturado.
Abajo tienes cómo sacar esas tres listas con lo que ya tienes, qué cambia por ley cuando una factura envejece y en qué orden empezar a liberar caja.
¿Dónde tiene parado el dinero una empresa que ya factura?
Empieza por tres sitios: clientes que pagan después del vencimiento, referencias de stock con baja rotación y pasos que retrasan la factura o su aceptación.
El balance da los totales. Si ya comparaste tus necesidades operativas de fondos actuales con un objetivo basado en plazos pactados y stock ajustado, tienes una primera estimación de mejora. Lo que el balance no dice es qué cliente, qué referencia y qué paso tienes que revisar.
No es un caso raro. En la encuesta de Atradius a empresas españolas de 2025, las facturas vencidas afectaban de media al 51 % de sus ventas B2B a crédito. Y según el informe de pagos de Intrum de 2026, las empresas españolas conceden 44 días a sus clientes empresa y cobran a los 62.
Si ya has decidido actuar sobre el cobro o el stock, este es el paso siguiente: bajarlo a nombres propios y a euros.
Clientes: ¿cuánto tienes vencido y desde cuándo?
Lo vencido es lo que un cliente debía haberte pagado ya y no te ha pagado, y se mide factura a factura, ordenado por los días que han pasado desde el vencimiento.
Una factura que vence el mes que viene está en plazo. La que venció en junio está parada.
Cómo sacar el listado de antigüedad de saldos
Saca del programa de facturación, o del libro de facturas emitidas contrastado con los cobros, las facturas pendientes con su fecha de vencimiento. Para este diagnóstico proponemos cuatro tramos: de 1 a 30 días vencidas, de 31 a 90, de 91 a 180 y más de 180. Sirven para ordenar la gestión del cobro; no equivalen a los plazos fiscales.
El retraso largo pesa más cuanto más pequeña es la empresa. Según el Observatorio de Morosidad de CEPYME, en el cuarto trimestre de 2025 el 10,7 % de las facturas emitidas por microempresas se cobró con más de 30 días de retraso sobre el vencimiento, frente al 5,3 % en las grandes.
Compruébalo: mira quién encabeza el tramo de más de noventa días. Si es un cliente que sigue comprándote cada mes, revisa las condiciones y el motivo del retraso, con lo que te deja cada cliente delante.
¿Qué cambia cuando una factura impagada cumple seis meses?
El impago puede permitir recuperar el IVA y deducir un deterioro en el Impuesto sobre Sociedades, si se cumplen los requisitos. La contabilidad también debe recoger la pérdida de valor cuando exista evidencia de ella. Son tres comprobaciones distintas: cumplir seis meses no activa las tres automáticamente.
| Qué | Desde cuándo cuenta | Plazo | Condiciones principales |
|---|---|---|---|
| Recuperar el IVA | Como regla general, desde el devengo del IVA | 1 año; puedes optar por 6 meses o 1 año si el volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 € | Operación facturada y registrada, cliente empresario o profesional (o base de más de 50 € sin IVA) y cobro reclamado por vía judicial, requerimiento notarial u otro medio fehaciente |
| Deducir el deterioro en el Impuesto sobre Sociedades | Desde el vencimiento de la obligación | 6 meses cumplidos al cierre del ejercicio | También puede proceder antes si hay concurso, procesamiento por alzamiento de bienes o reclamación judicial, entre otros supuestos del artículo 13.1. Los créditos públicos y vinculados tienen restricciones específicas |
| Reflejar el deterioro en la contabilidad | Revisar al menos al cierre del ejercicio | Sin antigüedad mínima fija | Que haya evidencia objetiva de una reducción o retraso en los cobros futuros estimados |
Fuentes: Ley del IVA, artículo 80; Ley del Impuesto sobre Sociedades, artículo 13.1; Plan General de Contabilidad, norma 9.ª.
Para el IVA hay dos plazos más, según la Agencia Tributaria. La rectificativa debe emitirse en los seis meses siguientes al periodo aplicable de seis meses o un año. Hay que remitirla al cliente y comunicar la modificación a la AEAT en el plazo de un mes desde la fecha de expedición. Queda excluida la parte cubierta por garantía real, aval de una entidad de crédito o sociedad de garantía recíproca, o seguro de crédito o caución; también las operaciones vinculadas. Las operaciones a plazos, el criterio de caja y los concursos tienen reglas específicas.
En Sociedades, los créditos públicos requieren un procedimiento judicial o arbitral sobre su existencia o cuantía; los vinculados, concurso y apertura judicial de la liquidación para que opere la excepción a su exclusión.
El detalle que más se escapa: el IVA cuenta, como regla general, desde el devengo y Sociedades desde el vencimiento. Añade al listado ambas fechas y, con tu asesor, la fecha límite para rectificar. No conviertas seis meses naturales en 180 días ni uses solo el tramo de vencidos para decidir qué IVA puedes recuperar.
Stock: ¿qué referencias tienen baja rotación?
Si en los últimos doce meses has vendido menos unidades de una referencia de las que has mantenido de media en almacén, su rotación anual es inferior a uno. Es una señal para revisarla, no una prueba de que haya dejado de venderse o sea obsoleta. La rotación se calcula dividiendo las unidades vendidas en el año entre el stock medio en unidades del mismo periodo.
Mírala referencia a referencia. La rotación del almacén entero esconde el problema: cuatro referencias que vuelan tapan cuarenta que no se mueven. Krajčovič y Plinta, en un método de 2012 para revisar inventarios, llaman lenta a la referencia que rota entre una y cuatro veces al año y obsoleta a la que rota menos de una. Es su criterio, no una norma, pero sirve como primer corte.
Para afinar, cruza dos clasificaciones: la ABC, por lo que pesa cada referencia en lo que vendes, y la XYZ, por la regularidad de su demanda. Las C-Z, poco valor y demanda irregular, son candidatas a revisión. Un estudio de 2025 sobre el almacén de recambios de un concesionario sudafricano señala como las de mayor riesgo de quedarse obsoletas las C-Z que además llevan más de noventa días sin venderse. Antes de dejar de reponer, comprueba si hay estacionalidad, pedidos comprometidos, recambios críticos o plazos largos de suministro.
Tiene además una consecuencia contable. Según el Plan General de Contabilidad, cuando el valor neto realizable de una existencia, lo que sacarías vendiéndola menos los costes de venderla, queda por debajo de lo que te costó, la diferencia se registra como gasto. Ese stock ya no vale lo que dice tu balance.
Compruébalo: exporta el inventario actual valorado a coste por referencia, las unidades vendidas en los últimos doce meses y el stock medio en unidades de ese mismo periodo. El stock medio se obtiene del histórico de existencias, no de una única foto del almacén. Ordena las referencias por rotación, de menor a mayor, y suma el valor actual de las que quedan por debajo de 1: es el importe a revisar, no una previsión de cobro.
Proceso: ¿qué pasos retrasan la factura?
Dejan dinero parado tres pasos del proceso: el tiempo entre que entregas y facturas, las facturas que el cliente retiene por una incidencia y las compras que se hacen sin una regla de cuándo y cuánto reponer.
Retrasar la factura puede retrasar el cobro. Toma los albaranes del último trimestre y apunta, en cada uno, los días entre la entrega y la factura. Después suma lo entregado y sin facturar al cierre de cada mes. Es la factura que se queda esperando a que alguien confirme qué se ha hecho, puesta en euros.
Las incidencias pesan más de lo que parece. En la misma encuesta de Atradius, el 27 % de las empresas españolas consultadas señalaba las disputas sobre la factura como causa de sus retrasos de cobro, cerca de la falta de liquidez del cliente (33 %) y de los retrasos en su proceso de pago (30 %). Un precio que no coincide con el pedido basta para que la factura espere hasta que la rectificas.
Las compras sin regla de reposición pueden mantener un exceso de stock. Revisa cuánto compras en cada pedido y qué stock de seguridad necesitas para atender la demanda durante el plazo de suministro. Un stock de seguridad fijado a ojo y nunca revisado puede inmovilizar más dinero del necesario.
La factura electrónica aportará otro registro para comprobarlo. El Real Decreto 238/2026 obliga a comunicar la aceptación o rechazo comercial y el pago completo de la factura, con sus fechas. El plazo máximo es de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produce el estado comunicado.
Con la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, la aplicación general comienza el 6 de octubre de 2027 para quienes superaron ocho millones de euros de volumen de operaciones el año anterior y el 6 de octubre de 2028 para el resto. La comunicación de estados tiene una excepción: para personas físicas y entidades en atribución de rentas en el IRPF que no superen ese umbral, será obligatoria desde el 6 de octubre de 2029. Tendrás más fechas registradas, pero seguirás necesitando identificar y resolver la causa de cada incidencia.
Compruébalo: suma los albaranes del último mes cerrado que se facturaron en el siguiente. Revisa también el plazo de emisión: en el supuesto general entre empresas, la factura debe expedirse y enviarse antes del día 16 del mes siguiente al devengo, como explica la AEAT.
¿Qué capital circulante liberas primero?
Como punto de partida, empieza por lo entregado que ya puedes facturar y las incidencias que puedes resolver. Revisa en paralelo los vencidos y sus plazos fiscales, el stock de baja rotación y las compras previstas. La prioridad cambia si hay un plazo a punto de vencer o una salida de caja que todavía puedes evitar.
Para ordenar el trabajo, considera cuatro cosas: cuántos euros hay, cuánto riesgo de perderlos, cuánto tarda en llegar a caja y cuánto esfuerzo pide.
| Orden | Qué revisas | Por qué empezar aquí | Cuándo puede notarse en caja |
|---|---|---|---|
| 1 | Entregas sin facturar | Puedes iniciar el cobro de una venta ya realizada | Según el vencimiento pactado y el pago del cliente |
| 2 | Facturas retenidas por incidencia | Resolver el bloqueo permite retomar el cobro | Cuando se resuelva la incidencia y el cliente pague |
| 3 | Vencido antiguo o con un plazo fiscal próximo | Conviene revisar el riesgo y evitar perder una opción de rectificación | Si se cobra; la rectificación del IVA tiene su propio efecto en la liquidación |
| 4 | Resto del vencido | Importe y probabilidad de cobro ayudan a concentrar el esfuerzo | Según los compromisos de pago que consigas y se cumplan |
| 5 | Stock de baja rotación | Permite localizar existencias que podrías vender, devolver o dejar de reponer | Al vender o devolver; depende de la demanda y las condiciones |
| 6 | Regla de reposición | Evita seguir comprando por encima de la necesidad | Desde la siguiente compra ajustada; el efecto acumulado depende del ciclo |
No hace falta terminar una fila para empezar la siguiente. Si una compra innecesaria sale mañana, revisarla puede ir antes que una reclamación con pocas posibilidades de cobro.
Si lo que te preocupa es pagar las nóminas de las próximas semanas, contrasta los cobros previstos y su grado de certeza en tu plan de tesorería. Estas actuaciones pueden ayudar, pero no garantizan cubrir el hueco: si persiste, habla con tu asesor y con el banco.
Ejemplo: el dinero parado de una distribuidora de fontanería
Este es un ejemplo hipotético. Una distribuidora de material de fontanería vende 1,46 millones de euros al año a instaladores y constructoras y tiene 214.000 € de stock valorado a coste. A 30 de septiembre de 2026 saca las tres listas.
| Dónde | Qué es | Euros |
|---|---|---|
| Clientes | Vencido de 1 a 30 días | 41.500 |
| Clientes | Vencido de 31 a noventa días | 23.800 |
| Clientes | Vencido de 91 a 180 días | 9.200 |
| Clientes | Vencido de más de 180 días (dos facturas) | 6.050 |
| Stock | 37 referencias que rotan menos de una vez al año | 18.400 |
| Proceso | Albaranes entregados y sin facturar | 14.200 |
| Proceso | Facturas aún no vencidas que el cliente retiene por incidencia | 7.900 |
| Total a revisar | 121.050 |
Lo de clientes e incidencias lleva IVA, porque es lo que le deben. Los albaranes y el stock van sin IVA. Hay además 52.300 € en referencias que rotan entre una y cuatro veces al año: quedan para una segunda revisión, pero esa rotación por sí sola no demuestra que estén mal repuestas. No se suman aquí. El total del mapa no es el capital circulante neto ni una previsión de efectivo recuperable.
El lunes 5 de octubre la distribuidora factura los 14.200 € de albaranes, corrige la documentación que mantenía retenidas las facturas de 7.900 € y reclama de forma fehaciente los 6.050 € de más de 180 días. Esas dos facturas incluyen 5.000 € de base y 1.050 € de IVA al 21 % que ya ingresó.
Para el ejemplo, ambas ventas se devengaron el 1 de marzo y las facturas vencieron el 31 de marzo de 2026. La empresa tributa en el régimen general del IVA y su volumen de operaciones de 2025 no superó 6.010.121,04 €. El 1 de septiembre se cumplieron seis meses desde el devengo: en octubre sigue dentro de los seis meses siguientes para rectificar si elige esa opción. Si continúan impagadas y se cumplen los demás requisitos, puede recuperar los 1.050 € mediante el procedimiento indicado.
Después reparte la reclamación de los 74.500 € vencidos hasta 180 días, considerando importe y probabilidad de cobro, y comprueba también sus fechas fiscales. Compras revisa las 37 referencias de baja rotación y decide en cuáles suspender pedidos sin comprometer el servicio.
El mapa ha localizado 121.050 € para revisar. Cuánto llegará a caja dependerá de los cobros, de las incidencias y de la salida que tenga el stock. Los 1.050 € de IVA ya están incluidos en ese total: recuperarlos no añade otros 1.050 € al mapa.
Qué haces este lunes con tu capital circulante
Saca el listado de facturas vencidas y ordénalo por antigüedad. Añade las fechas de devengo y vencimiento, y revisa con tu asesor las que tengan una ventana de rectificación abierta o próxima a terminar. Decide cuáles reclamas de forma fehaciente esta semana sin esperar a que todas superen 180 días de retraso.
Luego elige una actuación del proceso por importe, urgencia, efecto esperado en caja y esfuerzo, y ponle fecha de revisión a 30 días.
Si al hacer las tres listas descubres que no tienes los datos, o que el atasco está en otro sitio, lo siguiente es medirlo bien. Un diagnóstico empresarial revisa la empresa por cuatro frentes, dinero, ventas, demanda y tiempo, y ordena por fases los hallazgos y los cuellos de botella. En YF lo hacemos dentro del Motor de Crecimiento YF, y el panel se ve funcionando antes de contratar nada. Si tu empresa ya factura con clientes reales y quieres crecer, preséntala.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un reporte de antigüedad de saldos?
Es el listado de lo que te deben tus clientes ordenado por los días que han pasado desde el vencimiento de cada factura. Puedes separar lo que está en plazo de lo vencido y agrupar esto último en tramos, como los de este artículo. Sirve para ver qué deuda está envejeciendo y a quién reclamar primero.
¿Qué pasa con el IVA de las facturas no cobradas?
Salvo reglas especiales, como el régimen del criterio de caja, debes declarar el IVA devengado aunque el cliente no te haya pagado. Para recuperarlo, la regla general exige un año desde el devengo; si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 €, puedes optar por seis meses o un año. También debes cumplir los requisitos de reclamación y registro, emitir la rectificativa en los seis meses siguientes al periodo aplicable, remitirla al cliente y comunicar la modificación a la AEAT en el plazo de un mes desde la fecha de expedición. Comprueba las exclusiones y reglas especiales con tu asesor.
¿Cómo se reclama una factura impagada?
Primero por escrito al cliente, con el número de factura, el importe y una fecha para pagar. Si no paga, la reclamación tiene que poder acreditarse: para recuperar el IVA, la Agencia Tributaria pide reclamación judicial, requerimiento notarial u otro medio fehaciente. Qué vía conviene depende del importe; decídelo con tu asesor o tu abogado.
¿Cuáles son los riesgos del sobrestock?
Inmoviliza dinero que no está en caja cuando tienes que pagar. Si lo que sacarías vendiéndolo baja de lo que te costó, además tienes que registrar la pérdida en la contabilidad. Revisar la demanda y el plazo de suministro ayuda a reducir el exceso sin eliminar el stock que necesitas para atender a tus clientes.